Adjoint (e) administratif (ve)

Vous travaillerez sous la supervision de la directrice générale et aussi en collaboration avec l’équipe de travail. Les fonctions reliées à l’emploi sont :

• Organiser et planifier les rendez-vous;
• Gérer la liste de contacts;
• Rédiger des courriels, des notes, des lettres et des formulaires;
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures de bureau et terrain;
• Commander des fournitures et assurer l'inventaire;
• Réserver des arrangements de voyage;
• Fournir des informations en répondant aux questions et demandes;
• Préparer et valider les factures;
• Assurer le fonctionnement de l'équipement, l'entretien, appeler pour des réparations, mise à jour des inventaires d'équipements et fournitures;
• Classement, rédaction de lettres, reliure, numérisation de documents;
• Maintenir les systèmes de classement;
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone et les transmettre si nécessaire;
• Gérer l'agenda et les rendez-vous de la directrice générale;
• Maintenir et mettre à jour les registres de temps et congés du personnel;
• Assister la directrice dans son travail.

Diplôme requis :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat
• DEC-Préuniversitaire, Arts, lettres et communication - Multidisciplinaire

Avoir 1 à 2 ans d’expérience reliée à l’emploi;

La personne idéale doit :

• Maîtriser la suite Office;
• Connaître Sage 50 (un atout);
• Avoir une grande maîtrise du français parlé et écrit;
• Avoir une connaissance de l'anglais: parlé (moyen), écrit (faible);
• Être autonome, polyvalente, rigoureuse et avoir une excellente capacité d'adaptation;
• Se passionne pour le travail d'équipe;
• Est assidue et ponctuelle;
• A un bon sens du leadership.