Commis comptable - Service des finances

Cette personne calcule, traite, vérifie et corrige des documents comptables relativement aux payables, aux recevables, à la paie et aux demandes de remboursement de frais de déplacement, séjour et représentation, et ce, conformément aux procédures établies. Elle s’assure de la conformité aux règlements, politiques, directives et lois en vigueur.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

Relativement aux payables, reçoit et traite les bons de commandes et de réception, les factures, les demandes de paiements, les honoraires, etc. Participe à la préparation de chèques, traites et virements bancaires, en tenant compte des délais de paiement. Concilie les états de comptes et effectue les corrections au besoin.

Relativement aux recevables, reçoit et vérifie les paiements effectués par les étudiants, les entités externes et par les secteurs, et communique avec eux pour régler les dossiers problématiques. Émet des reçus et prépare les dépôts. Prépare les dossiers et effectue les suivis requis.

Relativement à la paie, reçoit et traite les documents tels que contrats, feuilles de temps, bourses et autres. Prépare différents documents tels que les relevés d'emplois, attestations de salaires, etc.

Relativement aux frais de déplacement, séjour et représentation, vérifie, approuve, corrige et effectue les suivis des demandes d’avances de frais, rapports de frais de déplacement, séjour et représentation.

Compile les données et documents comptables/financiers à partir de diverses sources d’informations, prépare des relevés et des rapports comptables/financiers et effectue les écritures comptables dans les différents systèmes financiers.

Effectue la saisie et le traitement de données nécessaires à la production et la mise à jour de divers documents, incluant le site web du secteur. Rédige la correspondance relative à son travail, telle que courriels et lettres. Complète des formulaires.

Communique avec les personnes concernées afin d'obtenir ou de fournir des renseignements relatifs à son secteur d’activités, veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou au besoin, réfère les cas inhabituels à la personne responsable.

Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.

Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.

Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc.

Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.